Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Fassung 1.0 vom 06.09.2026
Verzeichnis nach Art. 30 DSGVO. Es beschreibt, was diese Software verarbeitet. Die Agentur führt es als Verantwortliche (Art. 30 Abs. 1), der Betreiber als Auftragsverarbeiter (Art. 30 Abs. 2). Die Angaben zu Firmierung, Anschrift, Vertretungsberechtigten und gegebenenfalls Datenschutzbeauftragten trägt jede Seite für sich ein — sie stehen nicht in der Software.
Verarbeitungstätigkeiten
| Daten | Zweck | Betroffene | Dauer |
|---|---|---|---|
| Benutzerkonten (Name, E-Mail, Rolle, Status, Kennwort-Hash, zweiter Faktor) | Anmeldung, Rechtevergabe, Absicherung des Zugangs | Agenturmitarbeitende, Fotografen, Maklerbüros | bis zum Ende der Nutzung; Einladungen verfallen nach Ablauf ihrer Frist |
| Objekte (Adresse, Koordinaten, Notizen) und Objektdokumente | Vorbereitung und Durchführung von Fototerminen | Maklerbüros, in Notizen genannte Ansprechpartner | bis zur Löschung durch die Agentur |
| Termine, Vorschläge, Zuteilungen, Absagen | Planung, Abstimmung und Nachweis der Terminvergabe | Agenturmitarbeitende, Fotografen, Maklerbüros | bis zur Löschung durch die Agentur |
| Abwesenheiten und Verfügbarkeiten | Zuteilung nur an tatsächlich verfügbare Personen | Agenturmitarbeitende, Fotografen | bis zur Löschung durch die Agentur |
| Benachrichtigungen (E-Mail und im Portal) | Information über Termine, Freigaben und Änderungen | alle Nutzenden | Portal-Benachrichtigungen bis zur Löschung durch die Agentur |
| Sicherheitsprotokoll (wer, wann, welche Handlung) | Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge, Art. 32 DSGVO | alle Nutzenden | unveränderlich; Löschung nur durch den Betreiber nach dessen Frist |
| Betriebsprotokolle des Servers | Fehlersuche und Betriebssicherheit | alle Nutzenden | 30 Tage (einstellbar über LOG_RETENTION_DAYS) |
| Fehlermeldungen aus der Anwendung | Bearbeitung gemeldeter Probleme | meldende Personen | bis zur Löschung durch den Betreiber |
Empfänger
- Nutzende desselben Mandanten, im Rahmen ihrer Rolle
- Der vom Betreiber konfigurierte E-Mail-Dienst
- Photon (komoot GmbH) und ersatzweise Nominatim (OpenStreetMap Foundation) — nur der eingegebene Adress-Suchtext
- Der Hosting-Anbieter des Betreibers
Übermittlung in Drittländer
Durch die Software selbst findet keine Übermittlung in ein Drittland statt. Ob der Hosting- oder E-Mail-Anbieter des Betreibers eine solche vornimmt, ist dort einzutragen.
Schutzmaßnahmen
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in Ziffer 9 des Auftragsverarbeitungsvertrags beschrieben. Sie stehen dort einmal und werden hier nicht abgeschrieben — zwei Fassungen derselben Liste laufen auseinander.
Diese Vorlage beschreibt die Software wahrheitsgemäß. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung.