Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Fassung 1.0 vom 06.09.2026
Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter (Betreiber dieser Installation, siehe Impressum) im Auftrag des Verantwortlichen (der Agentur, die die Software nutzt) nach Art. 28 DSGVO. Er wird beim Onboarding durch die Agenturleitung angenommen; die Annahme wird mit Zeitpunkt, Person und Fassung festgehalten.
1. Gegenstand und Dauer
Gegenstand ist der Betrieb dieser Software zur Koordination von Fototerminen zwischen Maklerbüros, Agenturmitarbeitenden und Fotografen. Die Verarbeitung dauert so lange, wie der Verantwortliche die Software nutzt. Nach Vertragsende gilt Ziffer 8.
2. Art und Zweck der Verarbeitung
Anlegen und Verwalten von Objekten und Terminen, Zuteilung von Mitarbeitenden und Fotografen, Versand von Benachrichtigungen per E-Mail und im Portal, Ablage von Objektdokumenten, Anmeldung und Rechteverwaltung sowie die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.
3. Art der Daten
- Stammdaten der Nutzenden: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Status
- Anmeldedaten: Kennwort-Hash (Argon2id), Sitzungen, zweiter Faktor
- Objektdaten: Adresse, Koordinaten, Notizen, hochgeladene Dokumente
- Termindaten: Zeitpunkte, Beteiligte, Status, Vorschläge, Absagen
- Abwesenheiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden
- Protokolldaten: wer wann welche sicherheitsrelevante Handlung ausgelöst hat
4. Kategorien betroffener Personen
Mitarbeitende der Agentur, Fotografen, Mitarbeitende der Maklerbüros sowie in Objektnotizen genannte Personen (etwa Ansprechpartner vor Ort).
5. Pflichten des Auftragsverarbeiters
- Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen; hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er das mit.
- Verpflichtung aller eingesetzten Personen auf Vertraulichkeit.
- Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO — siehe Ziffer 9.
- Unterstützung des Verantwortlichen bei Betroffenenrechten, Datenschutz-Folgenabschätzung und Meldepflichten.
- Meldung einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Kenntnis, mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.
6. Weisungsrecht
Weisungen erteilt die Agenturleitung in Textform. Die Bedienung der Software durch berechtigte Personen des Verantwortlichen gilt als Weisung im Rahmen dieses Vertrags.
7. Unterauftragsverarbeiter
Der Verantwortliche stimmt den folgenden Unterauftragsverarbeitern zu. Ein Wechsel wird mit angemessener Frist angekündigt; der Verantwortliche kann widersprechen.
- Hosting — Betrieb von Server und Datenbank. Anbieter und Standort trägt der Betreiber im Impressum bzw. im VVT ein.
- E-Mail-Versand — der vom Betreiber konfigurierte SMTP-Dienst. Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der Benachrichtigung.
- Adresssuche — Photon (komoot GmbH) und ersatzweise Nominatim (OpenStreetMap Foundation). Übermittelt wird ausschließlich der eingegebene Suchtext einer Objektadresse, keine Personendaten. Die Anfrage läuft über den Server dieser Installation, nie aus dem Browser der Nutzenden.
8. Löschung und Rückgabe
Nach Ende der Nutzung gibt der Auftragsverarbeiter die Daten des Verantwortlichen auf dessen Wahl heraus oder löscht sie. Die Herausgabe erfolgt als vollständiger Schnappschuss aus Datenbank und Dokumentenablage. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; solange sie bestehen, werden die betroffenen Daten gesperrt statt gelöscht.
9. Technische und organisatorische Maßnahmen
Die folgenden Maßnahmen sind in der Software umgesetzt und werden bei jeder Auslieferung maschinell nachgeprüft:
- Mandantentrennung in der Datenbank (Row Level Security). Jede Abfrage läuft unter der Kennung genau eines Mandanten; eine Abfrage ohne Mandanten sieht nichts.
- Kennwörter als Argon2id-Hash mit serverseitigem Pfeffer, nie im Klartext.
- Zweiter Faktor für die Agenturleitung und die Plattformebene, mit Wiederherstellungscodes.
- Verschlüsselte Übertragung (TLS), Sitzungs-Cookie mit
__Host--Präfix, strikte Sicherheitskopfzeilen inklusive Content-Security-Policy. - Rechteprüfung am Server, nicht im Browser: Jede geschützte Seite, Aktion und Schnittstelle prüft Rolle und Mandant als erste Handlung.
- Dokumentenablage außerhalb des öffentlichen Verzeichnisses, adressiert über zufällige Kennungen; der Dateiname der Nutzenden kommt nie in den Pfad. Zulässige Dateiformate werden am Inhalt geprüft, nicht an der Endung.
- Fälschungssicheres Protokoll: Sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert; das Protokoll lässt sich vom Betriebskonto nicht ändern oder löschen.
- Sicherung von Datenbank und Dokumenten aus demselben Zeitpunkt, verschlüsselt mit AES-256-GCM, mit nachgemessener Vollständigkeit.
- Begrenzung: Anmeldeversuche werden gedrosselt, je Mandant gilt ein Speicherkontingent.
10. Kontrollrechte
Der Verantwortliche kann sich von der Einhaltung überzeugen. Der Auftragsverarbeiter stellt dafür auf Anforderung die Nachweise dieser Fassung bereit; Kontrollen vor Ort sind nach Ankündigung und ohne Störung des Betriebs möglich.
Anlage 1 — noch offen
Eine ausformulierte Anlage 1 (Einzelheiten zu Maßnahmen, Fristen und Zuständigkeiten über Ziffer 9 hinaus) ist zwischen Betreiber und Auftraggeber noch nicht abgestimmt. Sie ist eine Entscheidung der Vertragsparteien und wird hier nachgetragen, sobald sie vorliegt. Bis dahin gilt Ziffer 9 als Beschreibung der umgesetzten Maßnahmen.
Dieser Text beschreibt die umgesetzte Technik vollständig und wahrheitsgemäß. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung — vor der ersten Verwendung gegenüber Kunden sollte er anwaltlich abgenommen werden.